Registrazioni occulte delle riunioni aziendali e producibilità in giudizio a fini probatori: quali misure a tutela dell’impresa?

a cura del Dott. Lorenzo Cola

Appare sempre più diffusa la prassi di registrare su supporto multimediale le riunioni aziendali, per poi utilizzare in giudizio, a scopi probatori, le relative riproduzioni.
Il fatto che le registrazioni audio, ovvero audiovisive, possano essere effettuate all’insaputa di tutti i partecipanti alla riunione – in ragione dei contenuti, delle posizioni dei partecipanti – è suscettibile di arrecare un pregiudizio all’impresa datrice di lavoro.

Occorre rilevare intanto che la registrazione occulta delle conversazioni avvenute durante le riunioni aziendali, non costituisce di per sé un fatto illecito. Tuttavia, la divulgazione presso terzi del contenuto delle registrazioni può violare la normativa dettata dal GDPR in materia di trattamento dei dati sensibili, nonché l’obbligo di fedeltà e del segreto aziendale dovuto dal dipendente al proprio datore di lavoro ex art. 2105 c.c.
La giurisprudenza è stata svariate volte chiamata a pronunciarsi sulla legittimità o meno delle registrazioni occulte, nonchè sulla loro producibilità in giudizio a fini di prova.
Da ultimo, il Tribunale di Venezia (sentenza 2 dicembre 2021) ha confermato che la registrazione in ambito aziendale di conversazioni ad insaputa dei colleghi è un legittimo strumento di raccolta delle prove, richiamando l’indirizzo della Corte di Cassazione secondo il quale l’illiceità del fatto in questione è esclusa quando quest’ultimo risulti funzionale a “precostituirsi un mezzo di prova” e sia “pertinente alla tesi difensiva” (Cass., sez. lav., 2 novembre 2021, n. 31204; Cass., 29 dicembre 2014, n. 27424). Diversamente, la registrazione occulta e la relativa conservazione, qualora fossero poste in essere in assenza di un interesse qualificato, costituirebbero un illecito, in violazione della normativa in materia di trattamento dei dati personali dettata dal Regolamento UE n. 2016/679. Infatti, la diffusione presso terzi del contenuto registrato delle riunioni non è consentita, in astratto, dal GDPR e comporta una sanzione pecuniaria a carico dei trasgressori.
Ora, attesa la liceità della formazione del documento non scritto – la riproduzione meccanica o informatica delle conversazioni avvenute in sede di riunione aziendale – , deve necessariamente ammettersi anche la sua utilizzabilità nel procedimento civile. Infatti, sebbene la produzione in giudizio delle registrazioni occulte comporti un’inevitabile trasgressione della riservatezza aziendale – in conseguenza del fatto che un soggetto estraneo alla riunione, quale il giudice è, viene a conoscenza di dati sensibili – la finalità difensivo-giudiziaria per la quale la registrazione è effettuata e prodotta in giudizio esclude un illecito dovuto a violazione della privacy e del segreto aziendale.

Ci si deve però chiedere se possa legittimamente crearsi una situazione per la quale la effettuazione della registrazione costituisca di per sé inadempimento.
Uno spunto, da affinare debitamente in quanto non si tratta di materia da trattare con disinvoltura, che proviene dalla prassi seguita dai Paesi a Common Law, è il patto di segretezza. Lavorando, opportunamente, su tale prassi, si dovrà far sì che alla violazione dell’obbligo consegua la illegittimità della prova (della registrazione), per cui la sua illiceità, sicché la sua producibilità in giudizio.