Controlli sulla posta elettronica
Si segnala il provvedimento del garante della privacy del 22 Dicembre 2016 – diffuso lo scorso 17 Febbraio – che conferma l’opportunità, anzi necessità, per le aziende di adottare una esplicita policy interna finalizzata a informare il lavoratore sulle modalità d’uso degli strumenti tecnologici e sugli eventuali controlli ad opera del datore di lavoro.
Il provvedimento scaturisce dal reclamo di un dipendente causato dal trattamento dei dati personali effettuato dal suo ex datore di lavoro che – a seguito della cessazione del rapporto di lavoro – non aveva disattivato immediatamente l’indirizzo di posta elettronica aziendale utilizzato dal lavoratore, identificato con nome e cognome del dipendente medesimo.
Dai riscontri effettuati dall’Autorità erano emerse poi numerose irregolarità: la società, ad esempio, non aveva adeguatamente informato i lavoratori sulle modalità e finalità di utilizzo degli strumenti elettronici in dotazione, né su quelle relative al trattamento dei dati; aveva poi configurato il sistema di posta elettronica in modo da conservare copia di tutta la corrispondenza per ben dieci anni, un tempo non proporzionato allo scopo della raccolta; esisteva anche una procedura che consentiva alla società di accedere al contenuto dei messaggi che, in linea con la policy aziendale, potevano avere anche carattere privato; era inoltre emerso che la società continuava a mantenere attive le caselle di posta elettronica fino a sei mesi dopo la cessazione del contratto di lavoro, senza però dare agli ex dipendenti la possibilità di consultarle o, comunque, senza informare i mittenti che le lettere non sarebbero state visionate dai legittimi destinatari ma da altri soggetti.
Il Garante – nel ritenere illegittimo l’operato aziendale – ha affermato che: “il datore di lavoro pur avendo la facoltà di verificare l’esatto adempimento della prestazione lavorativa ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, deve in ogni caso salvaguardarne la libertà e la dignità e informare in modo chiaro e dettagliato circa le consentite modalità di utilizzo degli strumenti aziendali e l’eventuale effettuazione di controlli anche su base individuale.
La mancanza di una esplicita policy al riguardo può determinare una legittima aspettativa del lavoratore, o di terzi, di confidenzialità rispetto ad alcune forme di comunicazione”.
A parte l’interesse che suscita il caso specifico, ciò che risulta, ancora una volta, di particolare rilevanza è l’approntamento di una corretta procedura interna che possa regolamentare adeguatamente tutti, o comunque i più rilevanti, profili di una materia delicata per sua natura.
