Consegna delle buste paga:

cartacea o digitale?

Busta paga telematica e prova della sua consegna

Il Tribunale di Milano (sentenza n. 1092/2019, est. Pazienza) è stato chiamato a pronunciarsi in merito alla possibilità di trasmettere in via telematica le buste paga ai propri dipendenti.

Il caso di specie scaturiva dalle rimostranze mosse da una lavoratrice in merito al fatto che, nonostante i reiterati solleciti, il datore di lavoro non le avesse mai trasmesso le proprie buste paga in “modalità cartacea”. Dal proprio canto, il datore di lavoro convenuto si difendeva sostenendo di aver ottemperato alla suddetta trasmissione, sia pure con modalità telematiche.

Come noto, l’obbligo del datore di lavoro di consegnare la busta paga è normato dall’art. 1 della legge n. 4/1953, a mente del quale “è fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare, all’atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute”.

Il quadro normativo è, poi, completato dall’art. 39, comma 5, d.l. n. 112/2008, il quale prevede che “con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro il datore di lavoro adempie agli obblighi di cui alla legge 5 gennaio 1953, n. 4”.

Lo scarno quadro normativo, che nulla dice su come debba effettivamente essere consegnata la busta paga al personale dipendente, è stato, poi, approfondito dagli interpelli ministeriali n. 1/2008, n. 8/2010 e n. 13/2012.

Precisamente, con l’Interpello n. 1/2008, il Ministero del Lavoro ha ritenuto ammissibile “trasmettere il cedolino di paga come file allegato ad un apposito messaggio di posta elettronica, a condizione che venga inviato ad indirizzo di posta elettronica intestato al lavoratore provvisto di password personale”.

Con Interpello n. 8/2010, invece, il medesimo Ministero, nel ribadire la trasmissibilità in via telematica della busta paga, ha aggiunto che il datore di lavoro deve, a tale scopo, mettere a disposizione del lavoratore “idonee tecnologie ed attrezzature informatiche per la ricezione e stampa del prospetto, posto che i costi relativi alla formazione e consegna dello stesso sono a carico dell’impresa”.

Con il successivo interpello n. 13/2012, infine, il Ministero del Lavoro ha ritenuto che “l’assolvimento degli obblighi di cui agli artt. 1 e 3, L. n. 4/1953 … possa essere effettuato anche mediante la collocazione dei prospetti di paga su sito web dotato di un’area riservata con accesso consentito al solo lavoratore interessato, mediante utilizzabilità di una postazione internet dotata di stampante e l’assegnazione di apposita password o codice segreto personale.

In sintesi, dal suesposto quadro legale ed amministrativo, si evince che: (i) la consegna della busta paga non deve necessariamente avvenire con modalità cartacee, essendone ammissibile anche l’invio a mezzo email oppure l’inserimento in un’area riservata del sito web della datrice di lavoro; tuttavia, (ii) se la busta paga è trasmessa a mezzo email, il lavoratore deve poter godere di una postazione adibita alla ricezione ed alla stampa della stessa, mentre (iii) se la busta paga è inserita in un’area personale occorre, oltre – come detto – ad una postazione a ciò adibita, anche l’assegnazione al dipendente di una password personale.

Sennonché, nel caso esaminato dal Tribunale milanese, il datore di lavoro non aveva messo a disposizione della lavoratrice ricorrente – stante le esigue dimensioni dei locali in cui quest’ultima operava – alcuna postazione dotata di stampante; né il medesimo datore di lavoro, proseguiva il Tribunale, poteva pretendere che la lavoratrice avesse le competenze informatiche necessarie a provvedere, per proprio conto, alla stampa della busta paga in altra sede, ovvero che “la lavoratrice [dovesse] sostenere le difficoltà, in termini di tempo e di denaro, per recarsi presso altra struttura per ottenere la copia della propria busta paga”.

Da qui, in conclusione, l’accoglimento del ricorso e la condanna del datore di lavoro a trasmettere i cedolini paga in via esclusivamente cartacea, sopperendo così alle “lacune informatiche” della dipendente.